Informace o zpracování osobních údajů

vydané ústavem Power of X z.ú.
se sídlem Těšnov 1163/5, Nové Město, 110 00 Praha 1, IČO: 03828115, sp. zn. v OR: U 180 vedená u Městského soudu v Praze
(dále jen „Power of X“)

Úvodem

Power of X je pořadatelem konferencí, jejichž předmětem je zejména sdílení podnětných nápadů a příběhů z oblasti vědy, umění, businessu a občasnké společnosti. Návštěvníci konference se registrují na konference pomocí online registračního formuláře. Do něho vyplní své osobní údaje, které poté Power of X zpracovává, aby jim mohl zajistit účast na konferenci a další služby s tím související

Power of X je v pozici správce osobních údajů.

V tomto dokumentu se především dozvíte:

• jaké Vaše osobní údaje zpracováváme,
• za jakým účelem a po jakou dobu Vaše osobní údaje zpracováváme,
• jaká Vám z toho plynou práva a jakým způsobem je můžete uplatnit.

1. Činnosti, při nichž dochází ke zpracování osobních údajů, účel a doba zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných osobních údajů.

 Do registračního formuláře umístěného na platformě www.tedxprague.cz, pomocí něhož se přihlásíte na konferenci, musíte vyplnit své jméno, příjmení a e-mailovou adresu. Přístup k Vašim osobním údajům získáváme okamžikem odeslání registračního formuláře.

Účel, právní základ a doba zpracování

1.1. Zajištění účasti na konferenci a služby s tím související. 

Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu zpracováváme, abychom Vám zajistili účast na konferenci a poskytli Vám služby s tím související (zaslání harmonogramu spolu s informacemi o řečnících na e-mailovou adresu apod.). Právním základem, který nás opravňuje ke zpracování uvedených osobních údajů, je splnění smlouvy, kterou jsme spolu uzavřeli při Vaší registraci na konferenci. Uvedené osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu, po kterou nám to ukládají právní předpisy.

1.2 Pozvání na další ročník konference. 

Vaše jméno, příjmení a e-mailovou adresu zpracováváme, abychom Vám zaslali pozvánku na další ročník námi pořádané konference, jíž jste se účastnili předchozí rok. Právní základem, který nás opravňuje ke zpracování uvedených osobních údajů, je oprávněný zájem na udržení a rozvíjení rozsahu a kvality námi pořádaných konferencí. Uvedené osobní údaje pro tento účel zpracováváme po dobu, než nám sdělíte, že již nemáte zájem, abychom Vás zvali na další ročníky námi pořádaných konferencí.

1.3 Zasílání obchodních sdělení týkajících se výrobků a služeb Power of X. 

Vaši e-mailovou adresu zpracováváme za účelem zasílání newsletterů našeho ústavu. Newslettery se mohou týkat například informací o nadcházejících konferencích, které pořádáme. Newslettery mohou představovat obchodní sdělení dle zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů. Právním základem, který nás opravňuje ke zpracování Vaší e-mailové adresy, je náš oprávněný zájem na propagaci našich výrobků a služeb formou přímého marketingu. Vaši e-mailovou adresu zpracováváme pro tento účel po dobu, než nám sdělíte, že již nemáte zájem, abychom Vám obchodní sdělení dále zasílali.

1.4 Zasílání obchodních sdělení týkajících se výrobků a služeb třetích stran. 

Vaši e-mailovou adresu zpracováváme za účelem zasílání newsletterů našich partnerů. Newslettery se týkají konferencí pořádaných našimi partnery. Newslettery se mohou týkat například informací o nadcházejících konferencích pořádaných našimi partnery. Newslettery mohou představovat obchodní sdělení dle zákona o některých službách informační společnosti. Právním základem, který nás opravňuje ke zpracování Vaší e-mailové adresy, je souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám udělili při registraci. Souhlas máte kdykoliv právo odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Vaši e-mailovou adresu zpracováváme pro tento účel po dobu, než nám sdělíte, že nemáte zájem, abychom Vám obchodní sdělení dále zasílali.

2. Principy, zásady, postupy a další informace při zpracování osobních údajů

2.1 Při zpracování Vašich osobních údajů dodržujeme následující zásady a postupy:

2.1.1 Vaše osobní údaje chráníme tak, aby nedošlo k jejich neoprávněnému užití nebo zpřístupnění osobám, které nejsou oprávněny je zpracovávat, případně aby nedošlo k jinému porušení zabezpečení Vašich osobních údajů;

2.1.2 Vaše osobní údaje nezveřejňujeme, pokud jste nám k tomu neudělili souhlas;

2.1.3 pokud by i přesto došlo k porušení zabezpečení Vašich osobních údajů, které by pro Vaše práva a svobody mohlo mít vysoké riziko, neprodleně Vás o tom informujeme na Vaši e-mailovou adresu.;

2.1.4 při zpracování osobních údajů používáme zpracovatele, jak je uvedeno v odst. 2.2 tohoto dokumentu. Naše zpracovatele jsme řádně vybrali, abychom zamezili zneužití Vašich osobních údajů.

2.2 Registrační formulář na konferenci se nachází na stránkách www.tedxprague.cz.

Z toho důvodu při Vaší registraci na konferenci používáme službu, jejíž poskytovatel je v postavení zpracovatele. Vaše osobní údaje máme uloženy na serveru, jehož provozovatel je v postavení zpracovatele. Při zasílání newsletterů na Vaši e-mailovou adresu používáme službu, jejíž poskytovatel je v postavení zpracovatele.

2.3 Vaši e-mailovou adresu předáváme našemu partnerovi, společnosti TED, se sídlem 330 Hudson St., New York, NY 10013, Spojené státy americké (dále jen „TED“).

E-mailovou adresu předáváme proto, aby Vám TED mohl zaslat žádost o vyplnění dotazníku se zpětnou vazbou na konferenci pořádanou Power of X, jíž jste se účastnil. Vaši e-mailovou adresu předáváme na základě provádějícího rozhodnutí Komise (EU) 2016/1250, známého pod zkratkou Privacy Shield, k němuž se TEDx USA přihlásil. S podrobnostmi rozhodnutí se můžete seznámit například na internetové adrese https://www.uoou.cz/assets/File.ashx?id_org=200144&id_dokumenty=21187. Z toho důvodu je ochrana předané e-mailové adresy zaručena.

2.4 Pokud se zpracování Vašich osobních údajů zakládá na souhlasu se zpracováním osobních údajů, máte vždy právo tento souhlas bezplatně odvolat, a to oznámením na e-mailové adrese info@tedxprague.cz.

2.5 V rámci zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, jež by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo, a to ani při profilování.

3. Vaše práva plynoucí ze zpracování osobních údajů a jejich uplatnění

Úvodem

3.1 V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů Vám náleží práva vyplývající z čl. 15 až 22 a 77 obecného nařízení o ochraně osobních údajů Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“).

Těmito právy jsou:

3.1.1 právo na přístup k Vašim osobním údajům,

3.1.2 právo na opravu Vašich osobních údajů,

3.1.3 právo na výmaz Vašich osobních údajů,

3.1.4 právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů,

3.1.5 právo na přenositelnost Vašich osobních údajů,

3.1.6 právo vznést námitku,

3.1.7 právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká,

3.1.8 právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Informace k uplatňování Vašich práv

3.2 Při zpracování osobních údajů jsme v postavení správce osobních údajů.

Vaše práva proto vždy můžete pomocí žádosti uplatnit přímo u nás, a to na e-mailové adrese info@tedxprague.cz. Žádost můžete zaslat i na adresu naší společnosti Těšnov 1163/5, Nové Město, 110 00 Praha 1. Po předchozí domluvě můžete na adrese naší společnosti podat žádost i osobně.

3.3 Jakmile obdržíme Vaši žádost, budeme muset ověřit Vaši totožnost, tedy skutečnost, že žádost učinila k tomu oprávněná osoba.

Pokud bychom si totiž o Vaší totožnosti nebyli jistí, mohlo by se stát, že Vaše osobní údaje poskytneme třetí osobě. V případě, že nám odmítnete poskytnout součinnost při ověřování Vaší totožnosti, nebudeme moci žádosti vyhovět.

3.4 Na Vaši žádost zareagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti.

Pokud nebude z určitých důvodů možné Vaši žádost v uvedené lhůtě zpracovat, zašleme Vám o tom oznámení, v němž uvedenou lhůtu prodloužíme maximálně o další dva měsíce (tj. maximálně na celkové tři měsíce).

3.5 Odpověď na Vaši žádost Vám zašleme na e-mail, ze kterého jsme žádost obdrželi.

Pokud trváte na tom, abychom Vás o vyřízení žádosti informovali jiným způsobem, například poštou, prosíme, abyste nám toto sdělili přímo v podané žádosti.

3.6 Vaše žádosti vyřizujeme bezplatně.

Mějte však na paměti, že jsme oprávněni po Vás požadovat uhrazení nákladů spojených s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, pokud by byla podaná žádost nepřiměřená (především pokud by se opakovala). V takovém případě jsme oprávněni i rovnou odmítnout žádosti vyhovět.

Právo na přístup k osobním údajům

3.7 Máte právo od nás obdržet informace o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme.

Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte zároveň právo obdržet od nás informace o:

3.7.1 účelech, pro které Vaše osobní údaje zpracováváme,

3.7.2 jaké kategorie dotčených osobních údajů se jedná,

3.7.3 příjemcích Vašich osobních údajů, tj. zda někomu Vaše osobní údaje předáváme, a to zejména o příjemcích ze zemí mimo Evropskou unii,

3.7.4 plánované době, po kterou budeme osobní údaje uchovávat, případně o kritériích pro určení této doby,

3.7.5 právu na opravu, výmaz nebo omezení zpracování Vašich údajů, nebo právu vznést námitku proti tomuto zpracování,

3.7.6 právu podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je zpravidla Úřad pro ochranu osobních údajů,

3.7.7 veškerých dostupných informacích o tom, z jakého zdroje jsme získali Vaše osobní údaje, pokud jsme je nezískali přímo od Vás. Upozorňujeme, že osobní údaje získáváme pouze přímo od Vás.

3.8 Máte právo, abychom Vám zaslali kopii Vašich zpracovávaných osobních údajů.

Upozorňujeme, že za další kopie, o něž si opakovaně zažádáte, jsme již oprávněni účtovat přiměřený poplatek. Jeho výše bude odpovídat administrativním nákladům, které nám tím vzniknou.

Právo na opravu osobních údajů

3.9 Veškeré osobní údaje zpracováváme v dobré víře a vyvíjíme maximální úsilí, aby šlo o údaje přesné a aktuální.

Může se však z důvodu chyby stát, že Vaše zpracovávané osobní údaje budou nepřesné. V takovém případě máte právo po nás požadovat, abychom Vaše nepřesné osobní údaje opravili nebo doplnili.

Právo na výmaz osobních údajů

3.10 Máte právo požadovat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, které zpracováváme.

Vaší žádosti jsme povinni vyhovět, pokud:

3.10.1 Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,

3.10.2 odvoláte souhlas, na jehož základě byly Vaše osobní údaje zpracovávány, to však pouze za předpokladu, že neexistuje jiný právní základ pro zpracování,

3.10.3 vznesete námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu nebo veřejném zájmu, avšak pouze za předpokladu, že neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo pokud vznesete pouze námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu,

3.10.4 Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně,

3.10.5 Vaše osobní údaje musíme vymazat, abychom tím jako správce osobních údajů splnili právní povinnost stanovené právními předpisy České republiky nebo Evropské unie,

3.10.6 je Vám 16 a více let a Vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě Vašeho souhlasu, případně na základě souhlasu Vašeho zákonného zástupce, jste-li mladší než 16 let.

3.11 Upozorňujeme, že z výše uvedených povinností existují výjimky.

Nejsme povinni vymazat Vaše osobní údaje i přesto, že bychom k tomu byli jinak povinni, kdy je zpracování nezbytné:

3.11.1 pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva České republiky nebo Evropské unie, které se na nás jako správce vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým bychom byli jako správce pověřeni,

3.11.2 pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,

3.11.3 a pro další důvody, které obsahuje čl. 17 odst. 3 GDPR.

3.12 Upozorňujeme, že v ostatních případech nejsme povinni Vaše námi zpracovávané osobní údaje vymazat.

K našim návštěvníkům však chováme vždy spravedlivý přístup. Usoudíme-li, že Vaše žádost o výmaz osobních údajů je odůvodněná, vyhovíme jí i přesto, že nejsme povinni tak učinit. Mějte však na paměti, že na takový přístup nemáte právní nárok.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

3.13 Máte právo požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů.

Vaší žádosti jsme povinni vyhovět, pokud:

3.13.1 popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli jejich přesnost ověřit,

3.13.2 je zpracování Vašich osobních údajů protiprávní a Vy místo výmazu osobních údajů žádáte pouze omezení jejich použití,

3.13.3 již Vaše osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,

3.13.4 jste vznesli námitku proti zpracování založeném na oprávněném zájmu, tak omezíme zpracování Vašich osobních údajů do té doby, než ověříme, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi uvedenými v námitce.

3.14 V době, po kterou bude zpracování Vašich osobních údajů omezeno, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje pouze na základě Vašeho souhlasu s takovým zpracováním.

Upozorňujeme, že i bez souhlasu jsme oprávněni Vaše osobní údaje mít uloženy, zpracovávat je pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo jejího členského státu.

3.15 Předem Vás budeme informovat o tom, že hodláme obnovit zpracování Vašich osobních údajů.

Právo na přenositelnost osobních údajů

3.16 Máte právo požadovat, abychom Vám zaslali Vaše osobní údaje, pokud budou splněny všechny tyto podmínky současně:

3.16.1 tyto osobní údaje jste nám poskytli sami na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo v souvislosti s plněním smlouvy, jejíž smluvní stranou jste, a

3.16.2 uvedené osobní údaje automatizovaně zpracováváme.

3.17 Strukturovaný soubor s Vašimi osobními údaji Vám předáme ve formátu xls, který je strukturovaný, běžně používaný a zároveň strojově čitelný.

3.18 V případě, že jsou splněny všechny výše uvedené podmínky současně, máte zároveň právo takto poskytnutý soubor s Vašimi osobními údaji předat jinému správci nebo po nás požadovat, abychom uvedený soubor s osobními údaji předali jinému správci přímo my.

Vaší žádosti o předání souboru s osobními údaji přímo námi vyhovíme, pokud to pro nás bude technicky proveditelné.

Právo vznést námitku

3.19 Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud tyto údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu nebo veřejného zájmu.

Oprávněný zájem na zpracování můžeme mít my nebo třetí osoba. Pokud vznesenou námitku obdržíme, nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat. To však neplatí v případě, kdy máme pro takové zpracování Vašich osobních údajů závažné oprávněné důvody, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a/nebo svobodami, případně pokud je nutné zpracovávat uvedené osobní údaje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. V případě, že shledáme závažné oprávněné důvody, budeme Vás o tom neprodleně informovat.

3.20 Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud tyto údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, včetně profilování.

Pokud vznesenou námitku obdržíme, nebudeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

3.21 Máte právo podat stížnost přímo u dozorového úřadu v členském státě Evropské unie.

Pro Českou republiku se obraťte na Úřad pro ochranu osobních údajů. Více informací o jeho činnosti a způsobu, jakým podat stížnost, naleznete na www.uoou.cz.